E-Billing – Vorteile und Prozessablauf

Der Einsatz der qualifizierten Signatur in der elektronischen Rechnungsstellung gilt derzeit als die effizienteste Maßnahme, um Verwaltungsausgaben einzusparen. Insbesondere bei hohem Rechnungsvolumen können unter Nutzung des Massensignierens manuelle Bearbeitungs- und Portokosten pro Rechnung bis auf 90 % gesenkt werden (vgl. "Der elektronische Rechnungsaustausch. Ein Leitfaden für Unternehmen zur Einführung elektronischer Rechnungen" der AWV-Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung, 2006).

Um die Online-Rechnungen steuerabzugsfähig versenden zu können, benötigt der Rechnungsversender ein Signaturzertifikat, das seinen öffentlichen Schlüssel zertifiziert. Das Signaturzertifikat gibt ausschließlich ein Zertifizierungsdienst-Anbieter, das Trust-Center, aus. Die technische Signaturerzeugung erfordert eine sichere Signaturerstellungseinheit, d.h. ein Kartenlesegerät bzw. eine Chipkarte. Die Chipkarte speichert die geheime Zeichenkombination für die Signatur (privater Schlüssel), den Prüfschlüssel zur Entschlüsselung der Signatur (öffentlicher Schlüssel) sowie das Zertifikat des Trust-Centers für den jeweiligen Signaturanwender. Die Signatur-Software führt die Signieroperationen durch. Die Software bringt die im Lesegerät generierte Signatur auf das Dokument auf. Der Versand einer signierten elektronischen Rechnung erfordert die (passive) Zustimmung des Rechnungsempfängers.

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