Party x People GmbH

Die Party x People GmbH ist führender Hersteller von Karnevals- und Halloweenkostümen, Perücken, Masken und Verkleidungsaccessoires sowie Schminke und dekorativer Kosmetik für Feiern, Karneval, Festivals und Events. Durch die Vereinigung verschiedener Fachbereiche unter einem Dach konnte das Unternehmen seit 1998 seine Expertise bündeln und mit den Traditionsmarken Konfetti, Mottoland und Jofrika erfolgreich expandieren.

Das Projekt

Im Herbst 2021 stand die Firma Party x People GmbH (PxP) vor einer bedeutenden Herausforderung. Nach Ausscheiden der eigenen IT-Abteilung und einer Neuausrichtung des Unternehmens war eine umfassende Restrukturierung und Optimierung der IT-Landschaft notwendig. Mit kurzfristiger Vorlaufzeit wurde menten als IT-Systemhaus beauftragt, die Betreuung, Instandhaltung und Modernisierung der vorhandenen IT-Systeme zu übernehmen.

 „Make Or Buy – Diese Entscheidung war für uns relativ schnell getroffen, da es zur Zeit für alle Unternehmen unglaublich schwierig ist, qualifizierte IT-Mitarbeiter zu rekrutieren.“ – Stephan Peterlic, Geschäftsführer PxP

Analysephase

Der Auftrag umfasste die Übernahme dutzender Server sowie Clients und etwa 60 Verwaltungs- und Lagereinzelarbeitsplätze, die Betreuung des Hochregallagers des eigenen Webshops und des ERP-Systems. Die große Herausforderung lag dabei in der sehr kurzen Vorlaufzeit und den hochindividualisierten, heterogenen Softwarelösungen, die bisher im Unternehmen Verwendung fanden. Vor Projektbeginn und während der ersten Übernahme der Betreuungsaufgaben erarbeitete das Projektteam eine Vielzahl von Verbesserungsvorschlägen. Dazu wurden Interviews mit ausscheidenden IT-Mitarbeitenden, Innendienstmitarbeitenden sowie der Geschäftsführung geführt, Informationslücken wurden durch eigene Recherchen in den vorhandenen Systemen geschlossen.

 „Beständigkeit und Stabilität sind dank der Zusammenarbeit mit menten zur Grundlage unserer IT geworden, wodurch wir uns im Tagesgeschäft auf unsere Kernbereiche konzentrieren können.“ – Stephan Peterlic, Geschäftsführer PxP

Übersicht der Leistungen

• Vollständiges Outsourcing der IT-Infrastruktur
• Optimierung und Modernisierung von Inhouse-Lösungen
• Modernisierung des B2B-Webshops
• Optimierung der IT-Sicherheit und Home-Office-Möglichkeit
• Schnelles und effizientes Troubleshooting
• Synchronisierung aller Abteilungen, Prozesse & Systeme

Implementierungsphase

Nach der Durchführung einer gründlichen Bedarfsanalyse wurden umfassende Optimierungen aus der neuen IT-Strategie umgesetzt. Unter anderem führte menten die Modernisierung des Webshops und der Server durch, löste die veraltete Inhouse-EDI-Lösung ab und implementierte eine Standardlösung als E-Mail-Kampagnen-Tool. Das Ergebnis dieser Anstrengungen ist eine IT, die nahezu fehlerfrei läuft und bei der eventuelle Störungen in kürzester Zeit behoben werden können. Darüber hinaus hat die Optimierung der IT-Infrastruktur auch die Schnittstelle zu den zahlreichen Kunden von PxP verbessert, indem sie zu schnelleren Antwortzeiten und besserer Kundenbetreuung führte.

 „Breit aufgestellt – Durch die Erfahrung und das Know-how wurde die Entscheidung für menten schnell getroffen. Ein einfacherer Systemadministrator wäre bei unseren Individuallösungen schnell überfordert gewesen.“ – Stephan Peterlic, Geschäftsführer PxP

Tägliche Zusammenarbeit

Das menten-Team war in der Lage, einen auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittenen Service zu bieten und dabei flexibel auf Herausforderungen zu reagieren. Darüber hinaus hat sich die Zusammenarbeit mit ihnen als externer Dienstleister als auf vielen Ebenen vorteilhaft erwiesen: „Die verminderte Abhängigkeit von Einzelpersonen und die schnellere Reaktionszeit durch hohe Skalierbarkeit der Kapazitäten sind ein großer Vorteil gegenüber einer Inhouse-IT“. sagt PxPGeschäftfsführer Stephan Peterlic rückblickend auf das erste Jahr der gemeinsamen Zusammenarbeit. Die intensive Einbindung aller Abteilungen des Kunden in den gesamten Prozess sorgte für eine hohe Akzeptanz der neuen Systeme und Prozesse.

Fazit & Ausblick

Heute ist die IT von Party x People auf einem soliden und zukunftsfähigen Stand. Mit der Unterstützung von menten konnte das Unternehmen seine Geschäftsprozesse effizienter gestalten, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und sich für die digitale Zukunft positionieren. Gemeinschaftlich blicken PxP und menten der langfristig geplanten Partnerschaft durch die positiven Ergebnisse der vergangenen Monate entgegen. Diese Kooperation zeigt, wie gut durchdachter und individuell abgestimmter IT-Service einen wertvollen Beitrag zur Geschäftsentwicklung eines Unternehmens leisten kann. Ziel bleibt es, den Kunden dabei zu unterstützen, die IT-Struktur weiter zu optimieren, die Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.