Belege erfassen
E-Mail, Scanner, Drag-and-Drop, ERP-Übergabe. DocuWare nimmt jeden Beleg an, OCR erkennt, Metadaten werden gesetzt.
Dokumentenmanagement mit DocuWare für den Mittelstand.
Verträge fristgerecht prüfen, Bestellungen in Sekunden freigeben, Belege per Volltext finden, E-Rechnungen GoBD-konform archivieren. menten plant, implementiert und betreibt Ihr DocuWare-System.
Zertifizierter DocuWare-Partner · GoBD-konform · XRechnung & ZUGFeRD · Anbindung an ERP & EDI
Vorher → Nachher
Aktenordner raus. Prozess rein.
Sechs Realitäten im Mittelstand, und wie DocuWare sie auflöst.
Vorher
- Aktenordner und Ablagefächer überall
- Belege per E-Mail oder Brief, manuell erfasst
- Freigaben warten tagelang auf Unterschrift
- Fristen werden in Excel-Listen gepflegt
- GoBD-Konformität ist Glaubenssache
- E-Rechnung 2025, und jetzt?
Nachher
- Ein digitaler Akt pro Vorgang, zentral durchsuchbar
- OCR-Erkennung erfasst, indexiert, ordnet automatisch zu
- Mobile Freigabe in Sekunden, mit Vertretung und Eskalation
- Automatische Erinnerung 30/60/90 Tage vor Ablauf
- Audit-Trail für jede Aktion, Verfahrensdokumentation inklusive
- XRechnung und ZUGFeRD werden automatisch empfangen und archiviert
Klicken Sie selbst
Eingangsrechnungen, selbst durchgespielt.
Sie sehen den realen Workflow: Rechnung erfassen, Daten prüfen, freigeben, archivieren. Klickbar, ohne Anmeldung, ohne Zeitlimit.
Demo-Umgebung von DocuWare. Klickbar wie das reale System. Eingaben werden nicht gespeichert.
Demo angesehen? Reden wir über Ihre Belege.
30 Minuten reichen für eine erste Einschätzung: Belegtypen, Mengen, Schnittstellen, grober Festpreis-Rahmen.
Was DocuWare kann
Sechs Funktionen, die Papier ersetzen.
Kein Modulbaukasten zum Selbst-Konfigurieren. Sondern fertige Funktionen, die menten auf Ihre Prozesse zuschneidet.
Volltext-Suche
Jedes Wort in jedem Dokument ist findbar: Lieferantenname, Auftragsnummer, Vertragsklausel. In unter zwei Sekunden.
Workflows & Freigaben
Regelbasierte Genehmigungswege mit Wertgrenzen, Vertretung und Eskalation. Per App freigeben, Audit-Trail Pflicht.
Fristen & Erinnerungen
Verträge mit Wiedervorlage, Kündigungsfristen, Re-Negotiations. Erinnerung per E-Mail, Dashboard oder Aufgabe.
Revisionssichere Archivierung
GoBD-konform, IDW PS 880 testiert. Unveränderbare Speicherung, Audit-Trail, Aufbewahrungsregeln nach Mandant.
E-Rechnung XRechnung & ZUGFeRD
Empfang, Validierung nach EN 16931, Archivierung: automatisch. Versand aus dem ERP oder direkt aus DocuWare.
Integrationen
DocuWare als zentrale Dokumentenablage.
Eine Ablage für alle Belege. ERP, Microsoft 365, DATEV und E-Mail liefern Dokumente in DocuWare, und greifen jederzeit wieder darauf zu, ohne Daten doppelt zu pflegen.
DocuWare
- Microsoft 365 Outlook, Teams, SharePoint, Word
- Business Central ERP-Integration mit Beleg-Verknüpfung
- SAP Standardkonnektor für SAP-Belegfluss
- DATEV Buchhaltungsanbindung, DATEV Unternehmen online
- i-effect® EDI Eigene EDI-Software für ZUGFeRD/XRechnung
- Sage / Navision / abas Weitere gängige Mittelstands-ERPs
Compliance & Sicherheit
Drei Pflichten, eine Antwort.
GoBD
Revisionssicher seit Tag 1
DocuWare ist nach GoBD und IDW PS 880 testiert. Jeder Speichervorgang wird unveränderbar protokolliert. Auf Wunsch erstellen wir Ihrem Steuerberater die Verfahrensdokumentation.
E-Rechnung: Pflicht-Timeline
Empfangspflicht seit Januar 2025
- 01.01.2025 Empfangspflicht B2B
- 01.01.2027 Versendepflicht ab 800.000 € Umsatz
- 01.01.2028 Vollständige Versendepflicht
DocuWare empfängt XRechnung und ZUGFeRD automatisch, validiert nach EN 16931 und archiviert GoBD-konform.
DSGVO · Hosting DE
Daten bleiben in Deutschland
DocuWare Cloud läuft in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und der EU (Microsoft Azure, ISO 27001). Verschlüsselung in Transport und Speicherung, mehrstufige Backups, mandantengetrennt.
Lizenz & Einführung
Planbar statt Tagessatz.
Den Preis bestimmen Paketgröße, Schnittstellen und Workflow-Tiefe. Nach der Bedarfsanalyse bekommen Sie einen Festpreis statt offener Tagessätze. Die DocuWare-Cloud gibt es in vier Größen, gestaffelt nach Nutzern und Belegvolumen.
Cloud 4
4 User · 20 GB
25.000 Belege
Cloud 15
15 User · 50 GB
100.000 Belege
Cloud 40
40 User · 500 GB
500.000 Belege
Cloud 100
100 User · 1 TB
1.000.000 Belege
Mindestlaufzeit 12 Monate. Welches Paket passt und was die Einführung kostet, klären wir im Anforderungs-Workshop.
Wer das umsetzt
menten ist Implementierer.
Wir bauen seit 1989 Geschäftsprozesse für den Mittelstand. DocuWare ist für uns kein Standalone-Produkt, sondern ein Baustein zwischen ERP, EDI und Archiv.
Ihre festen Ansprechpartner
-
Björn Reimann
Leitung Vertrieb & Projektmanagement
-
Aaron Post
Junior Sales & Digitalization Manager
-
Paul Faßbender
Systemadministrator
Aus der Praxis
Ein Anruf bei menten genügt, und der Dienstleister nimmt sich des Problems an, mit schnellen Reaktionszeiten.
Vom Erstgespräch in den Dauerbetrieb
- 01
Bestandsaufnahme
1 Woche
Belegtypen, Volumen, Schnittstellen, ERP. Workshop vor Ort oder remote.
- 02
Pilot-Setup
4 Wochen
DocuWare-Cloud, ein Use Case (meist Rechnungseingang), 3 Power-User, ERP-Anbindung.
- 03
Rollout
2–6 Wochen
Ausweitung auf weitere Belegtypen und Anwender, Schulung, Übergabe-Dokumentation.
- 04
Dauerbetrieb
laufend
Wir bleiben Ansprechpartner oder übergeben sauber. Optional über IT-Betreuung.
Häufige Fragen
Antworten, bevor Sie fragen.
Was kostet ein DMS mit DocuWare?
Zwei Bausteine: die DocuWare-Cloud-Lizenz (gestaffelt nach Nutzerzahl und Belegvolumen, monatlich) und die einmalige menten-Einführung (Aufsatz, Schnittstellen, Schulung). Den Preis bestimmen Paketgröße, Schnittstellen und Workflow-Tiefe. Nach der Bedarfsanalyse bekommen Sie einen Festpreis, keine Tagessätze.
Wie lange dauert die DocuWare-Einführung?
Eine Standard-Cloud-Einführung mit Rechnungseingangs-Workflow ist in vier bis acht Wochen produktiv. Komplexe Setups mit ERP-Anbindung, Custom-Workflows und mehrstufigen Freigaben dauern drei bis sechs Monate. Die Zeitleiste steht im Festpreis-Angebot.
Was ändert sich durch die E-Rechnungs-Pflicht 2025/2027?
Drei Stufen sind verpflichtend: Ab 1.1.2025 Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) im B2B. Ab 1.1.2027 Versendepflicht für Unternehmen über 800.000 € Umsatz. Ab 1.1.2028 vollständige Versendepflicht. DocuWare empfängt, validiert und archiviert beide Formate GoBD-konform.
Ist DocuWare GoBD-konform?
Ja. DocuWare ist nach GoBD und IDW PS 880 testiert. Jeder Speichervorgang wird unveränderbar protokolliert, der Zugriff bleibt auch nach Jahren auditfähig. Auf Wunsch erstellen wir Ihrem Steuerberater die Verfahrensdokumentation.
Cloud oder On-Premises: was passt zu uns?
Für die meisten Mittelständler ist die Cloud richtig: schneller produktiv, kein eigener Server, Updates inklusive. On-Premises empfehlen wir bei strengen regulatorischen Auflagen oder bestehender Eigen-Infrastruktur. Im Erstgespräch klären wir die Empfehlung in 15 Minuten.
Welche Systeme lassen sich integrieren?
Standardanbindungen bestehen für Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP, Navision, DATEV, Microsoft 365 und gängige EDI-Plattformen, inklusive unserer eigenen EDI-Software i-effect®. Eigene Schnittstellen entwickeln wir über die DocuWare-REST-API.
Können wir bestehende Belege migrieren?
Ja. Wir migrieren Bestände aus Netzlaufwerken, Alt-DMS oder ERP-Systemen, strukturiert, mit Metadaten und Suche. Volumen und Quellen klären wir im Anforderungs-Workshop. Die Migration ist Teil des Festpreis-Angebots.
Wie sicher sind die Daten in der DocuWare Cloud?
Die DocuWare Cloud läuft in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und der EU (Microsoft Azure, ISO 27001, DSGVO-konform). Verschlüsselung in Transport und Speicherung, mehrstufige Backups, Mandantentrennung. menten betreibt zusätzlich einen Notfallplan für den Wiederanlauf.
Wie unterscheidet sich menten von anderen DocuWare-Partnern?
Wir bauen seit 1989 Geschäftsprozesse für den Mittelstand und entwickeln mit i-effect® eigene EDI-Software. DocuWare ist für uns kein Standalone-Produkt, sondern Baustein in einer Prozesskette aus ERP, EDI und Archiv. Festpreise statt Stundenpakete und ein fester Ansprechpartner aus Bergisch Gladbach.
Lernen Sie uns kennen
Wir führen DocuWare bei Ihnen ein.
Drei Wege ins Gespräch. Ein Mensch aus Bergisch Gladbach meldet sich, kein KI-Agent.
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Mo–Fr 8–18 Uhr direkt durchgestellt, kein KI-Agent.
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