Zertifizierter Partner

HR WORKS-Partner für den Mittelstand in Köln und der Region.

Personalakte, Zeiterfassung, Reisekosten und Lohn. In einer Software. Als zertifizierter HR WORKS-Partner führen wir Sie ein, integrieren DATEV und bleiben Ansprechpartner. Aus Bergisch Gladbach.

Erstgespräch vereinbaren Pakete & Kosten

HR WORKS-Partner
DATEV-Schnittstelle
Hosting Deutschland
ISO 27001

HR WORKS Zeitwirtschaft: Dashboard mit Anwesenheits-Übersicht, Urlaubsanträgen und Arbeitszeit-Auswertung

Vorher → Nachher

Vier Realitäten. Vier Antworten.

Personalverwaltung
Eine Personalakte. Nicht fünf.

heute
Personalakten in Ordnern und Excel. Lohnbüro, Netzlaufwerk, Schreibtisch.

mit HR WORKS
Eine digitale Personalakte pro Mitarbeitendem. Zentral, versioniert, DSGVO-konform.
Zeitwirtschaft
Stunden, live. Manipulationssicher.

heute
Stundenzettel auf Papier oder Excel. Überstunden bleiben unbemerkt.

mit HR WORKS
Browser, Terminal oder Smartphone. Live-Auswertung, EuGH-konform, manipulationssicher.
Reisekosten
Beleg per Foto. Erstattung in Tagen.

heute
Reisekosten per E-Mail mit nachgereichten Quittungen. Wochen bis zur Erstattung.

mit HR WORKS
Beleg per Smartphone fotografieren, Pauschalen automatisch, Übergabe an DATEV in einem Klick.
Lohn & Gehalt
Lohndaten gehen automatisch.

heute
Lohndaten manuell zusammenstellen und mailen. Jeden Monat dieselbe Übung.

mit HR WORKS
Bewegungsdaten gehen strukturiert an DATEV LODAS oder Lohn & Gehalt. Ohne Korrekturschleifen.

über 3.000 Mittelständler vertrauen HR WORKS

Die Software

Eine cloudbasierte All-in-One-Lösung aus Deutschland: Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Reisekosten, Lohn und Personalentwicklung in einer Software. Modular buchbar, ohne Mindestlaufzeit.

1998 Marktstart
EU · ISO 27001 DSGVO-konforme Datenspeicherung
DATEV Native Schnittstelle
ISO 27001 Zertifiziertes Rechenzentrum

Funktionen

Fünf Module für den gesamten HR-Alltag.

Die ersten vier Module sind im Basis-Paket enthalten. Personalentwicklung ist das optionale Upgrade auf HR WORKS Pro.

Modul 1

Personalverwaltung

Digitale Personalakte, Bewerbermanagement mit Multiposting auf Indeed & LinkedIn, automatisches Onboarding. Arbeitszeugnis per Klick, DSGVO-konformer Self-Service und Compliance-Workflows. Statt Ordner, Excel und Drittlösungen: eine Plattform. Mittelständler mit 20 bis 500 Mitarbeitenden ersetzen damit geteilte Laufwerke und Insellösungen durch eine revisionssichere HR-Gesamtlösung aus Deutschland.
- Digitale Personalakte
- Bewerbermanagement & Multiposting
- Onboarding-Software
- Arbeitszeugnis per Klick
Modul 2

Zeitwirtschaft

Arbeitszeit erfassen per Browser, Terminal oder Smartphone. EuGH-konform, manipulationssicher, automatisch. Urlaubsanträge mit Vertretungslogik, eAU-Integration und automatische Feiertagsberechnung: kein manueller Abgleich mehr. Besonders für Betriebe mit Außendienst oder Home-Office: alle Zeiten laufen in einer Auswertung zusammen. Schichtplanung und Zuschläge deckt HR WORKS bewusst nicht ab, dafür binden wir bei Bedarf Partnerlösungen an. Prüfbar für die nächste Betriebsprüfung.
- Browser, Terminal oder Smartphone
- Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung
- Projektzeiterfassung
- EuGH-konform 2022
Modul 3

Reisekostenabrechnung

Beleg per Smartphone fotografieren, OCR erkennt Betrag und Kategorie automatisch. Kreditkartenimporte, aktuelle Steuersätze und Kostenstellenzuordnung: von der Spesenmeldung zur DATEV-Buchung ohne Papier. Mitarbeitende im Außendienst reichen Belege direkt nach dem Termin ein. Genehmigung und DATEV-Übergabe laufen automatisch, Erstattung in Tagen statt Wochen.
- OCR-Belegerfassung
- Kreditkartenimport
- Automatische Steuersätze
- DATEV LODAS · LuG
Modul 4

Lohn & Gehalt

Als Payroll-Software und Lohnsoftware in einem: Lohndaten zentral aufbereiten, per DATEV LODAS, Lohn & Gehalt oder Kanzlei-Rechnungswesen an den Steuerberater übergeben. Bidirektional, ohne Neuerfassung. eAU, ELStAM, Bescheinigungen und betriebliche Altersvorsorge: automatisiert. Wer die Abrechnung beim Steuerberater lässt, profitiert besonders: Bewegungsdaten fließen monatlich strukturiert raus. Kein Telefonat, keine Excel-Tabelle.
- DATEV LODAS / LuG / KRW
- eAU & ELStAM
- bAV & VwL-Verwaltung
- Employee Self-Service Lohn
Modul 5

Personalentwicklung

Zielvereinbarungen, 360°-Feedback und Leistungsbeurteilungen in einer Oberfläche. Kompetenzprofile zeigen, wo Talente stecken. Mitarbeitendenumfragen signalisieren Probleme, bevor jemand kündigt. Wer Fachkräfte halten will, braucht mehr als ein Jahresgespräch: strukturierte Entwicklungspläne und messbare Ziele machen Mitarbeitendenbindung zur Führungsaufgabe.
- Zielvereinbarungen & Zielmanagement
- 360°-Feedback
- Leistungsbeurteilungen
- Talent Management

Schnittstellen

HR WORKS als Zentrale: nahtlos integriert.

HR WORKS verbindet sich als HR-Software mit Ihrer Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung: von DATEV über SAP bis ADDISON. Über die REST-API lassen sich eigene Systeme und weitere Produkt-APIs anbinden. Ohne Doppeleingabe, ohne Datenbrüche.

Mitarbeitende

Self-Service · Browser · Terminal

Finanzbuchhaltung

DATEV
SAP
Microsoft
Sage
proALPHA
Haufe-Lexware
Diamant Software
Infor

Führendes System Cloud · Hosting Deutschland · ISO 27001

Lohnbuchhaltung

DATEV
SAP
Microsoft
Sage
ADDISON
P&I
ADP
Agenda

HR & Geschäftsführung

Auswertungen · Berichte · Dashboards

Compliance & Sicherheit

Drei Pflichten. Eine Antwort.

01
EuGH-Urteil 2019 · BAG-Beschluss 13.09.2022

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen.

Zeiterfassung manipulationssicher

Per Browser, Terminal oder Smartphone. Pausen, Überstunden, Abwesenheit. Vollständig und prüfbar.
02
GoBD · § 257 HGB · § 147 AO

Lohnsteuerrelevante Daten müssen unveränderbar und auditfähig aufbewahrt werden.

Revisionssicher protokolliert

Lohnrelevante Daten und Dokumente liegen revisionssicher in der digitalen Personalakte, protokolliert und auditfähig für Ihren Steuerberater.
03
DSGVO · BDSG · Art. 32 DSGVO

Personenbezogene Daten müssen technisch und organisatorisch geschützt verarbeitet werden.

EU-Datenspeicherung · ISO 27001

DSGVO-konforme Datenspeicherung in der EU, ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren. Mandantengetrennt, verschlüsselt, mit AV-Vertrag.

Pakete & Kosten

Klar kalkuliert, ohne Überraschung.

HR WORKS wird nutzerbasiert pro Monat lizenziert, die Einführung übernehmen wir zum Festpreis. Was die Kosten bestimmt, sehen Sie hier.

HR WORKS

Personalverwaltung · Zeitwirtschaft · Reisekosten · Lohn & Gehalt

HR WORKS Pro

Alle Module plus Personalentwicklung: Zielvereinbarungen, 360°-Feedback, Leistungsbeurteilungen

Nutzerbasiert pro Monat, Lizenzen monatlich anpassbar
Keine Mindestvertragslaufzeit
Unbegrenzter Speicherplatz und DATEV-Schnittstelle inklusive
Gestaffelte Grundgebühr für Wartung und Service

Was den Preis bestimmt

Mitarbeiterzahl, Modul-Umfang, Schnittstellen (DATEV, Entra ID/AD, ERP) und der Schulungsbedarf Ihrer Teams. Die aktuellen Listenpreise von HR WORKS und unseren Festpreis für die Einführung nennen wir Ihnen im Erstgespräch, kein Tagessatz, keine versteckten Kosten.

Festpreis-Angebot anfragen

Warum menten

HR WORKS direkt. Oder mit menten.

Sechs Aspekte, die im Erstgespräch sonst meist untergehen. Eine Übersicht. Sie entscheiden.

Aspekt	HR WORKS direkt	HR WORKS mit menten
Prozessberatung	Software einrichten lassen	HR-Prozesse vor der Einführung analysieren und sauber aufsetzen
IT-Integration (DATEV, AD/Entra, ERP)	Selbst beauftragen · zweiter Dienstleister	Als IT-Systemhaus übernehmen wir die Aufgabe für Sie
Schulung der Mitarbeitenden	Webinar · Self-Service-Doku	Vor-Ort-Workshop in Bergisch Gladbach oder bei Ihnen
Ansprechpartner nach Go-live	Support-Ticket-System	Fester Ansprechpartner mit Durchwahl
Datenmigration	Selbst koordinieren · CSV aus Altsystem	Wir unterstützen mit unserem Datenmigrations-Know-how
HR WORKS-Lizenz selbst	Direkt bei HR WORKS	Identischer Preis, keine Marge oben drauf

Von der Anfrage bis zum Go-live

Kein Großprojekt. Vier Phasen.

So sieht der Zeitplan einer typischen HR WORKS-Einführung bei einem 80-MA-Mittelständler aus.

01 Bedarfsanalyse Woche 1

Module, Mitarbeiterzahl, Schnittstellen, Steuerberater-Setup. Workshop vor Ort oder remote. Festpreis-Angebot innerhalb von fünf Werktagen.
02 Einrichtung Woche 2–5

Mandant aufsetzen, Stammdaten importieren, DATEV-Schnittstelle verbinden, drei Power-User schulen. Sie testen mit echten Daten.
03 Rollout Woche 4–10

Anwender-Schulungen, Self-Service freischalten, Workflows aktivieren. Wir begleiten die ersten Lohnläufe und Abrechnungen.
04 Dauerbetrieb ab Woche 10

Fester Ansprechpartner für Fragen, Updates, Module erweitern. Optional über IT-Betreuung im Festpreis-Paket.

Produktvergleich

HR WORKS, Personio oder Factorial. Was passt?

Alle drei Systeme digitalisieren HR — aber mit unterschiedlichem Fokus. Hier die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.

	HR WORKS	Personio	Factorial
Am Markt seit	1998	2015	2016
Kundenfokus	Mittelstand im DACH-Raum, 20–1.000 MA	KMU bis Konzern, 10–2.000 MA, international	Startups & KMU ab 10 MA
AGB & Gerichtsstand	Deutschland	Deutschland	Spanien
DATEV-Integration	✓ Corporate Partner · 6 Schnittstellen, inklusive	○	○
Reisekosten vollständig integriert	✓	○	○
Implementierungspartner regional	menten GmbH, Bergisch Gladbach	diverse Berater	diverse Berater

Angaben ohne Gewähr, Stand 2026. ✓ vollständig · ○ eingeschränkt / indirekt

Häufige Fragen

Antworten, bevor Sie fragen.

Was kostet HR WORKS?

HR WORKS wird nutzerbasiert pro Mitarbeitenden und Monat lizenziert, ohne Mindestvertragslaufzeit, mit unbegrenztem Speicherplatz und DATEV-Schnittstelle inklusive. Die aktuellen Listenpreise und unseren Festpreis für die Einführung nennen wir Ihnen im Erstgespräch, abhängig von Schnittstellen und Modul-Tiefe. Kein Tagessatz, keine versteckten Kosten.

Wie lange dauert die Einführung?

Eine Standard-Einführung mit Personalverwaltung und Zeitwirtschaft ist in vier bis sechs Wochen produktiv. Mit Lohn-Modul und DATEV-Schnittstelle planen Sie acht bis zwölf Wochen. Die exakte Zeitleiste steht im Festpreis-Angebot. Keine offene Tagespauschale.

Funktioniert die DATEV-Schnittstelle wirklich?

Ja. HR WORKS ist DATEV Corporate Partner und exportiert nativ in DATEV LODAS und Lohn & Gehalt. Bewegungsdaten gehen monatlich strukturiert ans Steuerbüro, ohne manuelles Aufbereiten. Auch DATEV Unternehmen online ist angebunden.

Brauchen wir ein eigenes Lohnbüro oder geht das per Steuerberater?

Beides funktioniert. Sie können die Lohnabrechnung mit HR WORKS komplett im Haus machen oder die Bewegungsdaten an Ihren Steuerberater übergeben. Die meisten unserer Kunden behalten den Steuerberater und sparen sich nur das manuelle Aufbereiten.

Erfüllt die Zeiterfassung das EuGH-Urteil von 2022?

Ja. Seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 sind Arbeitgeber zur systematischen Zeiterfassung verpflichtet. HR WORKS erfasst manipulationssicher per Browser, Terminal oder Smartphone und dokumentiert alle Zeiten vollständig, inklusive Pausen, Überstunden und Abwesenheiten.

Wo liegen die Daten? Ist HR WORKS DSGVO-konform?

HR WORKS läuft als SaaS in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren mit DSGVO-konformer Datenspeicherung in der EU. Mandantengetrennt, verschlüsselt, mehrstufige Backups. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.

Wie unterscheidet sich menten von anderen HR WORKS-Partnern?

Wir sind IT-Systemhaus seit 1989. HR WORKS ist für uns Baustein in einer Prozesskette aus Personalakte (DocuWare DMS), Verzeichnis (Entra ID/AD), ERP (Business Central) und Lohnbüro (DATEV). Reine HR-Berater können das nicht. Festpreis statt Tagessatz, fester Ansprechpartner aus Bergisch Gladbach.

Was ist der Unterschied zwischen HR WORKS Basis und Pro?

HR WORKS enthält die vier Kernmodule: Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Reisekosten und Lohn & Gehalt. HR WORKS Pro ergänzt das Paket um das Zusatzmodul Personalentwicklung mit Zielvereinbarungen, 360°-Feedback und Leistungsbeurteilungen.

Für wie viele Mitarbeitende eignet sich HR WORKS?

HR WORKS ist auf Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden ausgelegt. Darunter lohnt der Aufwand meist nicht; darüber empfehlen sich spezialisierte Enterprise-Systeme. Der Sweet Spot liegt bei 40 bis 250 Mitarbeitenden, genau dort, wo Excel und Papierakte schmerzen, aber ein SAP-Projekt zu groß wäre.

HR WORKS oder Personio: Was passt zu meinem Unternehmen?

HR WORKS ist seit 1998 auf den deutschsprachigen Mittelstand zugeschnitten: tiefste DATEV-Integration (Corporate Partner, sechs Schnittstellen), vollständig integrierte Reisekosten, deutsche AGB und deutscher Gerichtsstand. Personio richtet sich breiter an KMU bis Konzerne mit internationalem Fokus. Für Unternehmen, die mit DATEV und ihrem Steuerberater arbeiten, ist HR WORKS in der Regel die passendere Wahl.

Was passiert nach Go-live?

Sie haben einen festen Ansprechpartner für Fragen, Updates und Module erweitern. Wir betreuen Ihre HR WORKS-Instanz optional dauerhaft, entweder im Stunden-Kontingent oder als Festpreis-Paket über unsere IT-Betreuung.

Jetzt sprechen