Backoffice Manager Office Management, Auftragsabwicklung, Einkauf & Buchhaltung
Bei dir laufen die kaufmännischen und organisatorischen Fäden von menten zusammen. Du bist erste Anlaufstelle im Büro, begleitest Aufträge vom Angebot bis zum Zahlungseingang und Bestellungen bis zur bezahlten Rechnung. Du hältst Vertrieb und Projektleitung den Rücken frei und sorgst dafür, dass bei uns nichts liegen bleibt.
- Hybrid · 1–2 Tage Home-Office
- Start ab sofort
- 30 Urlaubstage
Deine Aufgaben
Office Management & Backoffice
Gemeinsam mit Christoph, der sich um Personal und Office kümmert, hältst du das Büro am Laufen. An Home-Office-Tagen vertretet ihr euch gegenseitig.
- Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste
- Korrespondenz auf Deutsch und Englisch führen, Reisen und Termine der Geschäftsführung organisieren
- Arbeitsmittel verwalten, Lieferanten- und Kundenverträge pflegen und Fristen im Blick behalten
Verkauf: vom Angebot bis zum Zahlungseingang
- Angebote erstellen und nachhalten, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten
- Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen
Einkauf und Projekte
- Hardware und Lizenzen bestellen und sicherstellen, dass jede Bestellung weiterberechnet wird
- Projekte anlegen, Termine und Status-Meetings organisieren, Protokolle schreiben
- Stundennachweise für die Abrechnung vorbereiten
Zahlungen & Buchhaltung
- Eingangsrechnungen prüfen, kontieren und buchen
- Zahlungseingänge zuordnen, Mahnungen versenden und Zahlungsläufe vorbereiten
- Kontobewegungen buchen und Kassenbuch führen
Das bringst du mit
- Kaufmännische Ausbildung, z. B. im Groß- und Außenhandel, im Büromanagement oder als IT-System-Kaufmann/-frau
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung
- Du kennst dich mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr aus
- Sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch für die Korrespondenz (Übersetzungstools sind ausdrücklich erlaubt)
Dein Skillset
Must-have:
- Erfahrung mit einem ERP-System, idealerweise Business Central
- Sicher in Excel und offen für KI-Tools wie Claude
Nice-to-have:
- StarMoney, DocuWare oder Jira
- Erfahrung im Handel oder in einem IT-Systemhaus
Wir bieten dir
Urlaubstage
Genug Zeit zum Abschalten.
Home-Office-Tage
Pro Woche, mit gegenseitiger Vertretung.
Strukturierte Einarbeitung
Gemeinsam mit Christoph.
40 Stunden
Pro Woche, Bürozeit 9 bis 18 Uhr.
Sonderzahlungen
In guten Geschäftsjahren Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld, dazu ein Jahresgespräch über deine Entwicklung.
Per Du ab Tag 1
Entscheidungen kurz und direkt mit der Geschäftsführung.
So läuft die Bewerbung
-
Bewerbung
Du füllst unser Formular aus und lädst deine Unterlagen hoch. Sag uns direkt, wie und wann wir dich am besten erreichen.
-
Kurzes Kennenlernen
Wir melden uns auf deinem Wunschweg zu deiner Wunschzeit. Ein lockeres Gespräch, ob es grundsätzlich passt. Vorbereitung ist nicht nötig.
-
Fachgespräch
Du lernst die Geschäftsführung und Christoph kennen. Hier geht es um deine Erfahrung, deine Arbeitsweise und alle Fragen, die du hast.
-
Kennenlernen vor Ort
Du besuchst uns und lernst das Team kennen. Gemeinsam schauen wir uns kleine Aufgaben aus deinem zukünftigen Alltag an, zum Beispiel Eingangsrechnungen und Zahlungseingänge prüfen. Vorbereitung ist nicht nötig.
-
Entscheidung
In der Regel entscheiden wir direkt im Anschluss an dein Kennenlernen vor Ort und geben dir noch am selben Tag Bescheid.
Über uns
„Wenn wir unseren Kunden etwas zusagen, halten wir es. Dafür brauchen wir Menschen, die Abläufe im Griff haben und Dinge zu Ende bringen.“
Diesen Menschen bieten wir ein Arbeitsumfeld, das passt: kurze Wege, klare Zuständigkeiten und Raum, um zu wachsen.
