People & Office Management
Gemeinsam mit unserem Office Management verantwortest du die HR-Administration, das Recruiting und alles, was menten als Arbeitgeber sichtbar macht. Dazu hältst du Büro und Backoffice am Laufen und bist erste Anlaufstelle, intern und extern. Die Stelle ist in Teilzeit vormittags angelegt, ab 20 Stunden pro Woche, überwiegend vor Ort in Bergisch Gladbach.
- Vor Ort · Mobile Office in Absprache
- Teilzeit · ab 20 Std./Woche, vormittags
- Start ab sofort
- 30 Urlaubstage
- 16.000 – 21.000 € brutto / Jahr
Die Einstufung im Gehaltsband richtet sich nach deiner Berufserfahrung, deinen Kenntnissen und deinem Stundenumfang: die Stelle ist ab 20 Stunden pro Woche ausgeschrieben.
Deine Aufgaben
People & Recruiting
- Bewerbermanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen
- Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert
- Unterstützung bei der Pflege unserer Instagram- und LinkedIn-Accounts in Zusammenarbeit mit der Marketingagentur
- Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen
- Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen
- Mitarbeiterbenefits weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen
- Gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren
- Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten
Office Management & Backoffice
- Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Besucher: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen (Jira-Tickets für Kunden, Leads für den Vertrieb)
- Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
- Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
- Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
- Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
- Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
- Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen
Das bringst du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.
- Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerbern, Kollegen und Kunden
- Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen.
- Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation
- Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach
- Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb
Dein Skillset
Must-have:
- Textsicherheit für Bewerberkommunikation und Social-Media-Posts
- IT-Affinität: du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und pflegst sie sauber
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
- Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr
- Claude (oder vergleichbare AI-Tools): bei uns Standard im Daily für Korrespondenz, Recherche und Textarbeit
Nice-to-have:
- Erfahrung im Bewerbermanagement oder in der Personaladministration
- Personalverwaltungssoftware (bei uns HRworks)
- Erfahrung mit Instagram oder LinkedIn im Unternehmenskontext, gern auch Grundlagen in Canva oder vergleichbaren Tools
- ERP- und CRM-Systeme (bei uns Dynamics 365 Business Central und Sales)
- Bankingsoftware (StarMoney oder vergleichbar)
- Atlassian Jira und Confluence
Wir bieten dir
Urlaubstage
Genug Zeit zum Abschalten.
Mobile Office
Gelegentlich, in Absprache.
Mac oder Windows
Deine Wahl beim Setup.
Per Du ab Tag 1
Flache Hierarchien.
Sonderzahlungen
In guten Geschäftsjahren Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld in flexibler Höhe.
Urban Sports Club
30 € Zuschuss pro Monat.
So läuft's bei uns ab
Fünf Schritte, transparent: keine Black-Box, kein Assessment-Center.
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Bewerbung
Du füllst unser Formular aus und lädst deine Unterlagen hoch. Sag uns direkt, wie und wann wir dich am besten erreichen.
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Kurzes Kennenlernen
Wir melden uns auf deinem Wunschweg zu deiner Wunschzeit. Ein lockeres Gespräch, ob es grundsätzlich passt. Vorbereitung ist nicht nötig.
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Fachgespräch
Du lernst deine zukünftige Abteilungsleitung kennen. Hier geht es um deine Erfahrung, deine Arbeitsweise und alle Fragen, die du hast.
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Kennenlernen vor Ort
Du besuchst uns, lernst das Team kennen und bearbeitest eine kleine Case Study aus deinem zukünftigen Aufgabenbereich. Das Thema verraten wir dir vorher.
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Entscheidung
In der Regel entscheiden wir direkt im Anschluss an dein Kennenlernen vor Ort und geben dir noch am selben Tag Bescheid.
Über uns
„Wir suchen Menschen, die herausfordernde Aufgaben annehmen, Verantwortung übernehmen möchten und eine echte Leidenschaft für IT mitbringen."
Diesen Menschen können wir ein Arbeitsumfeld bieten, das wirklich passt: echte Projekte, kurze Wege und Raum, um zu wachsen.
